Arc.O è un pacchetto applicativo funzionante su piattaforma windows, la cui gestione dei dati è organizzata secondo un modello relazionale: sviluppato con linguaggio di ultima generazione, si integra perfettamente con Microsoft Office 2000 (in particolare con Word ed Outlook), la cui installazione sul client utilizzato è prerequisito fondamentale.
L'accesso ai dati è regolato da una componente Data Environment con indirizzamento tramite fonte dati ODBC: ciò rende possibile l'utilizzo di database di diversa natura (MySQL, SqlServer, Oracle, Access, ecc.) soddisfacendo le diverse esigenze del Cliente.
Grazie a questa caratteristica Arc.O è in grado di gestire database in locale o su server remoto: la sua configurazione nativa prevede una componente client (il software applicativo) ed un database MySQL installato su server remoto.
La componente client prevede l'accesso tramite autenticazione dell'utenza: le utenze vengono gestite dall'amministratore del sistema, che configura e rilascia i diritti di accesso ai dati. In questo modo è possibile personalizzare le singole utenze, conferendo alle stesse diversi livelli di accesso; i diritti di accesso e le relative descrizioni vengono definiti e gestiti direttamente da Arc.O, unitamente ad altri dati di base, come gli uffici, le tipologie di documento, le anagrafiche, ecc.
Il flusso applicativo prevede l’acquisizione ottica di materiale cartaceo e la a registrazione su database unitamente ai dati a corredo (mittente, oggetto, tipo documento, ecc.); il sistema genera contemporaneamente un numero protocollo, riproducibile sottoforma di codice a barre.
Arc.O permette inoltre delle ricerche sul materiale archiviato, sia per dato testuale (oggetto o nota del protocollo) che per lettura del codice a barre, nonché la stampa del registro giornaliero.
Il pacchetto si articola in tre componenti: ArcoC (Archiviazione Client), ArcoS (Archiviazione Server) ed ArcoW (Archiviazione Web).

Il modulo ArcoC
Configurato per un utilizzo stand-alone del prodotto, sia il software di gestione che il database si trovano sullo stesso client.
Il modulo ArcoC permette di eseguire una serie di ricerche sul materiale catalogato, sfruttando il motore di ricerca interno che utilizza le informazioni indicizzate e restituisce un output grafico di semplice consultazione, con possibilità di stampa, copia, invio dati tramite posta elettronica.
Nella sua versione di base l'accesso al modulo ArcoC è controllato da Userid e Password validate sul database; ad ogni Userid, censite e gestite dall'utente Administrator, viene assegnato uno o più diritti di accesso: immissione dati, ricerca e visualizzazione, stampa, copia, invio, ecc. Il modulo ArcoC è già predisposto per essere dotato di altri sistemi di sicurezza, integrabili o in sostituzione di quelli di base, quali dispositivo Codice a Barre e dispositivo di Smart Card.

Il modulo ArcoS
Questo modulo rende possibile l'archiviazione e la gestione dei dati su un server remoto: rispetto a quella eseguita dal modulo ArcoC, questa gestione conferisce maggiore garanzia per quanto riguarda la sicurezza dei dati, visto che sul client viene installato il solo software di gestione. Il database, infatti (nella sua versione nativa viene utilizzato MySQL) risiede sul server remoto ed è e la connessione è resa possibile attraverso un collegamento di rete (lan o accesso remoto).
Il modulo ArcoS rappresenta la naturale piattaforma per la consultazione web dei dati, versione evoluta del pacchetto Arc.O. che, come illustrato nel paragrafo successivo, permette la consultazione dei dati attraverso internet.

Il modulo ArcoW
Questo modulo rappresenta l'integrazione web al software Arc.O. La struttura del database centralizzato (residente sul server) è identica a quella prevista per il modulo ArcoS. Sostanzialmente il modulo ArcoW concentra le caratteristiche e le funzionalità dei moduli ArcoC e ArcoS; il sistema di accesso ed i livelli di sicurezza sono gli stessi previsti nel modulo ArcoC (userid+password, barcode system, smartcard system), la gestione dei dati avviene direttamente sul database centralizzato su server remoto.
Il modulo ArcoW mette a disposizione una serie di interfacce web che permettono la consultazione dei dati memorizzati nel database.
La potenzialità del modulo ARCOw consiste nel fatto che l'utenza (Admin o periferici) può accedere ed usufruire di una base dati centralizzata, indipendentemente dalla posizione geografica e senza limiti di orario.